Statusy i rozmowy
Uporządkuj zgłoszenia, odpowiadaj e-mailem z panelu i zbieraj odpowiedzi klienta w jednej rozmowie.
Obsługa zgłoszenia
- Otwórz Zgłoszenia i wybierz wiadomość klienta. Status obsługi jest niezależny od oznaczenia jako spam.
- Zmień status w szczegółach zgłoszenia. Lista pozwala filtrować statusy, a eksport zawiera status obsługi.
- W sekcji Rozmowa e-mail wpisz odpowiedź i wybierz Wyślij. Odbiorcą jest adres z pola email formularza.
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Nowe | Zgłoszenie czeka na pierwszą obsługę. |
| W toku | Pracujesz nad zgłoszeniem lub klient właśnie odpowiedział. |
| Oczekuje na klienta | Wiadomość z panelu została dodana do kolejki wysyłki. |
| Zamknięte | Obsługa zakończona. Odpowiedź klienta ponownie otwiera rozmowę. |
Jak odpowiada klient
Po podłączeniu skrzynki odpowiedzi przez operatora klient wybiera zwykłe Odpowiedz w swoim programie pocztowym. Wiadomość wraca do rozmowy w panelu, a status zmienia się na W toku, także dla zamkniętego zgłoszenia. Odbiór następuje przy kolejnym sprawdzeniu skrzynki, domyślnie co 30 sekund.
Link daje dostęp do wysłanych i otrzymanych wiadomości — nie udostępnia danych formularza ani szkiców w kolejce. Nie przekazuj go innym osobom. Działa maksymalnie 30 dni, w granicach retencji zgłoszenia. Po odświeżeniu strony może być potrzebne ponowne otwarcie linku z e-maila.
Kopia DW
- Otwórz Formularze, wybierz formularz i przejdź do Ustawień.
- Wpisz jeden adres w polu Adres DW i zapisz. Puste pole wyłącza kopię.
- Każdy kolejny e-mail wysyłany z panelu otrzyma kopię na ten adres. W historii zobaczysz odbiorcę i osobny wynik wysyłki DW. Zmiana konfiguracji nie przekieruje wiadomości już czekających w kolejce.
Kopia DW podlega dziennemu limitowi odbiorcy. Odrzucenie samej kopii nie powoduje powtarzania wiadomości poprawnie wysłanej do klienta. Przychodzące odpowiedzi nie są automatycznie przekazywane na DW; klient może użyć Odpowiedz wszystkim w swoim programie pocztowym.
Własny SMTP
- Otwórz Ustawienia → E-mail w panelu. Jeden profil obsługuje wiadomości do klientów i kopie DW wszystkich formularzy na koncie.
- Podaj host, port 465 (TLS) lub 587 (wymagany STARTTLS), login, hasło oraz adres i nazwę nadawcy. Użyj danych SMTP przekazanych przez dostawcę poczty.
- Zapisz profil i wybierz Testuj połączenie. Test sprawdza połączenie oraz logowanie, bez wysyłania wiadomości. Po pomyślnym wyniku wybierz Włącz własny SMTP.
Hasło jest szyfrowane i nie wraca do panelu. Przy edycji puste pole zachowuje zapisane hasło. Zapis zmian wyłącza profil i wymaga kolejnego testu. Test możesz wykonać raz na minutę; akceptujemy wyłącznie publiczne serwery z poprawnym certyfikatem TLS.
Wiadomości oczekujące zachowują wybrany transport. Zmiana, wyłączenie lub usunięcie własnego SMTP zatrzymuje wcześniejsze wiadomości tego profilu; wyślij je ponownie po konfiguracji. Awaria własnego SMTP nie przełącza wysyłki na pocztę operatora. Nowe wiadomości po wyłączeniu korzystają z operatora, jeśli ma włączoną wysyłkę.
Własny SMTP dotyczy wysyłki rozmów. Wiadomości weryfikacji konta i rozliczeń pozostają po stronie operatora. Zwykłe odpowiedzi wracają przez jego skrzynkę IMAP i nagłówek Reply-To; nie podłączamy Twojej skrzynki odbiorczej. Bezpieczne linki wymagają konfiguracji operatora. Limity wysyłek i zgłoszeń obowiązują również przy własnym SMTP.
Wysyłka i ograniczenia
Historia rozróżnia wiadomości w kolejce, wysłane, otrzymane, nieudane i anulowane. Wysłano oznacza przyjęcie przez serwer pocztowy; nie potwierdza dotarcia do skrzynki odbiorczej. Tymczasowe problemy uruchamiają do pięciu prób, a trwałe odrzucenie kończy wysyłkę.
Możesz wysyłać tekst do 10 000 znaków, bez załączników. Przy odbiorze z poczty załączniki są pomijane, a całe e-maile większe niż 256 KiB nie są importowane. Rozmowa ma limit 100 wiadomości. Operator ustala dodatkowe dzienne limity wysyłek konta i odbiorcy, w tym DW. Usunięcie zgłoszenia nie przywraca wykorzystanego limitu; odpowiedzi nie zużywają miesięcznej puli nowych zgłoszeń.
Usunięcie zgłoszenia lub upływ retencji usuwa rozmowę i unieważnia link. Dostawa e-maila może się powtórzyć przy awarii między przyjęciem wiadomości a zapisem wyniku. Panel nie wysyła wiadomości automatycznie przez MCP.